Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cà phê ở Vũng Tàu: chọn gì, làm thêm gì

Chủ quán cà phê, quán ăn, nhà hàng ở Vũng Tàu, Bà Rịa thường bắt đầu bằng sổ tay và máy tính tiền, rồi đến lúc mở chi nhánh thứ hai hoặc thuê quản lý mới thấy thiếu: không biết hôm nay bán bao nhiêu nếu không có mặt, không biết nguyên liệu hao hụt ở đâu, không biết ca tối thu bao nhiêu. Bài này giúp bạn chọn phần mềm quản lý phù hợp: khi nào phần mềm có sẵn là đủ, khi nào cần làm thêm, và bắt đầu từ đâu để nhân viên chịu dùng.

Phần mềm quản lý nhà hàng giải quyết gì

Năm việc cốt lõi: gọi món và tính tiền nhanh, in bếp đúng bàn, quản lý nguyên liệu và định lượng, chấm công và ca, báo cáo doanh thu theo ngày và theo món. Quán nhỏ cần ba việc đầu; quán nhiều chi nhánh cần cả năm và thêm báo cáo gộp.

Mua sẵn hay làm riêng

Phần mềm bán hàng phổ biến trong nước đã làm tốt phần gọi món, tính tiền, in bếp, kho cơ bản với chi phí vài trăm nghìn mỗi tháng. Với phần lớn quán, nên dùng chúng và không nên làm lại. Phần đáng làm thêm là những thứ phần mềm sẵn chưa có hoặc làm chưa hợp: đặt bàn qua Zalo nối với bảng bàn, menu trên website tự sửa, báo cáo gộp nhiều chi nhánh gửi Zalo mỗi sáng, chăm sóc khách quen tự động, website chuẩn địa phương để lên Google Maps.

Nguyên tắc: giữ phần mềm có sẵn cho phần nó làm tốt, dựng thêm phần nối và phần báo cáo quanh nó. Chi tiết cách quyết định ở bài làm phần mềm quản lý theo yêu cầu: khi nào nên.

Báo cáo chủ quán cần mỗi sáng

• Doanh thu hôm qua theo ca, theo chi nhánh, so với cùng ngày tuần trước.
• Top 10 món bán chạy và 10 món bán chậm.
• Nguyên liệu hao hụt bất thường: nhập 10 kg ghẹ, bán 7 kg, còn 1 kg.
• Số bàn đặt trước cho hôm nay.
• Đánh giá Google mới và chưa trả lời.

Năm dòng này có thể tự gom từ phần mềm bán hàng và bảng đặt bàn, gửi qua Zalo lúc 7 giờ sáng, cách làm ở mẫu dashboard KPI và báo cáo tự động.

Để nhân viên chịu dùng

Phần mềm thất bại ở quán ăn thường không vì phần mềm, mà vì nhân viên thấy chậm hơn ghi giấy. Chọn giao diện gọi món hai chạm, chạy thử một ca với nhân viên kỳ cựu, sửa menu trong phần mềm theo cách gọi quen của quán, và quy định từ ngày nào không nhận hóa đơn giấy nữa.

Kết nối với bên ngoài quán

Khách tìm quán trên Google, xem menu trên website, đặt bàn qua Zalo, đánh giá trên Google Maps. Phần mềm quản lý bên trong tốt mà bên ngoài không ai thấy thì quán vẫn vắng ngày thường. Website nhà hàng chuẩn địa phương và hồ sơ Google Business là phần nhiều quán bỏ quên nhất, xem bài đưa doanh nghiệp Vũng Tàu lên Google Maps.

Lỗi thường gặp

• Mua phần mềm nhiều tính năng rồi chỉ dùng tính tiền.
• Không định lượng nguyên liệu, báo cáo kho không có nghĩa.
• Mỗi chi nhánh một tài khoản riêng, không có báo cáo gộp.
• Đặt bàn qua điện thoại ghi sổ, không vào phần mềm.
• Không ai xem báo cáo, dữ liệu có mà không dùng.

Câu hỏi thường gặp

Quán một chi nhánh có cần gì ngoài máy tính tiền?

Cần ít nhất báo cáo doanh thu theo món và theo ca, để biết nên bỏ món nào, ca nào thiếu người. Phần mềm bán hàng cơ bản đã có, quan trọng là có mở ra xem không.

Chi phí làm phần nối thêm khoảng bao nhiêu?

Tùy phần mềm bạn đang dùng có API hay không và cần nối gì. Phần báo cáo sáng qua Zalo và đặt bàn nối bảng thường làm trong 2 đến 3 tuần, chi phí báo sau khảo sát.

Có thay được phần mềm đang dùng không?

Thường không cần. DIGINIX ưu tiên nối và bổ sung quanh phần mềm hiện tại; chỉ đề xuất đổi khi phần mềm cũ không cho lấy dữ liệu ra.

Nhân viên không rành công nghệ?

Phần nhân viên dùng mỗi ngày là gọi món, hai chạm. Phần báo cáo chỉ chủ quán xem, tự đến qua Zalo, không cần học.

Mô tả quán của bạn và phần mềm đang dùng, DIGINIX nói thẳng nên giữ gì, thêm gì trong buổi khảo sát miễn phí. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Tích hợp hệ thống, Dashboard dữ liệu và báo cáo.