Phần mềm quản lý nhà trọ, căn hộ dịch vụ ở Phú Mỹ, Vũng Tàu: thu tiền đúng hạn, hết thất thoát

Quanh các khu công nghiệp Phú Mỹ, Mỹ Xuân, Châu Đức và khu Bãi Sau, Thắng Nhất ở Vũng Tàu, hàng nghìn chủ nhà cho thuê phòng trọ, căn hộ dịch vụ, nhà nguyên căn. Mười phòng còn ghi sổ được; ba mươi phòng với tiền điện nước, cọc, hợp đồng, người ở thay đổi liên tục thì sổ tay bắt đầu thất thoát. Bài này nói phần mềm quản lý nhà trọ cần làm gì, khi nào dùng ứng dụng có sẵn, khi nào dựng riêng, và cách thu tiền đúng hạn mà không phải đi gõ cửa từng phòng.

Thất thoát ở đâu khi quản lý bằng sổ

• Chốt số điện nước sai hoặc quên, tiền điện của chủ bù.
• Người ở thay đổi mà hợp đồng, cọc, giấy tạm trú không cập nhật.
• Thu tiền mặt nhiều người, cuối tháng không khớp.
• Phòng trống không ai biết để đăng tin, mất cả tháng tiền.
• Sửa chữa gọi thợ nhiều lần, không có lịch sử để biết thiết bị nào hỏng hoài.

Phần mềm quản lý nhà trọ cần làm gì

Sáu việc cốt lõi: sơ đồ phòng và trạng thái, hợp đồng và cọc theo phòng, chốt điện nước bằng ảnh đồng hồ, tạo hóa đơn và gửi Zalo tự động, ghi nhận thanh toán và nhắc nợ, báo cáo thu chi theo tháng. Ứng dụng có sẵn trên điện thoại đã làm được phần lớn với chi phí thấp; với dưới 30 phòng, nên dùng chúng.

Khi nào nên dựng riêng

Khi bạn có nhiều dãy ở nhiều nơi, có quản lý riêng từng dãy, cho thuê cả căn hộ dịch vụ ngắn hạn lẫn phòng dài hạn, hoặc cần nối với kế toán và ngân hàng để tự đối soát. Lúc đó ứng dụng có sẵn thường thiếu phân quyền và báo cáo gộp. Hệ thống dựng riêng chạy trên nền Google Sheet hoặc cơ sở dữ liệu nhỏ, nối Zalo OA và tài khoản ngân hàng, tùy chỉnh đúng cách bạn vận hành. Cách quyết định chi tiết ở bài làm phần mềm quản lý theo yêu cầu.

Luồng thu tiền tự động

1. Ngày chốt số, quản lý chụp ảnh đồng hồ điện nước từng phòng bằng điện thoại, nhập số; hệ thống tính tiền theo đơn giá.
2. Hóa đơn tự tạo và gửi Zalo cho người thuê kèm mã QR chuyển khoản với nội dung là mã phòng.
3. Tiền về, hệ thống đọc thông báo ngân hàng hoặc quản lý xác nhận một nút; phòng chuyển sang đã thanh toán.
4. Quá hạn ba ngày, nhắc tự động lần một; quá bảy ngày nhắc lần hai và báo chủ nhà.
5. Cuối tháng, báo cáo thu, nợ, chi sửa chữa theo dãy gửi chủ nhà.

Người thuê nhận hóa đơn rõ ràng có ảnh đồng hồ, ít cãi số điện. Chủ nhà không phải đi từng phòng.

Quản lý người ở và giấy tờ

Mỗi phòng lưu hợp đồng, ngày vào, ngày hết hạn, cọc, ảnh giấy tờ người ở. Hệ thống nhắc trước 30 ngày khi hợp đồng sắp hết để gia hạn hoặc đăng tin. Danh sách người ở xuất ra để khai báo tạm trú theo quy định. Phòng trống tự động hiện trên trang web nhỏ của dãy trọ với ảnh và giá, khách tìm "phòng trọ Phú Mỹ" thấy được.

Lỗi thường gặp

• Để người thuê chuyển khoản không ghi nội dung, không biết tiền của phòng nào.
• Không chụp ảnh đồng hồ, tranh cãi số điện mỗi tháng.
• Quản lý dãy giữ tiền mặt lâu, đối soát muộn.
• Không nhắc hợp đồng sắp hết, phòng trống bất ngờ.

Câu hỏi thường gặp

Dưới 20 phòng có cần phần mềm không?

Ứng dụng quản lý nhà trọ có sẵn, miễn phí hoặc vài chục nghìn mỗi tháng, là đủ. Quan trọng là chốt số bằng ảnh và gửi hóa đơn qua Zalo cho đều.

Người thuê là công nhân, không rành Zalo?

Zalo phổ biến với công nhân hơn email và ứng dụng ngân hàng. Hóa đơn gửi Zalo kèm mã QR, bấm là chuyển. Người không dùng được thì vẫn thu tiền mặt và quản lý ghi nhận trên điện thoại.

Nối với ngân hàng để tự xác nhận tiền có khó không?

Một số ngân hàng có dịch vụ thông báo biến động cho doanh nghiệp; không có thì quản lý xác nhận bằng một nút sau khi thấy tiền về. DIGINIX khảo sát ngân hàng bạn dùng.

Chi phí dựng riêng khoảng bao nhiêu?

Báo sau khảo sát theo số dãy, số phòng và có nối ngân hàng hay không. Không có phí phần mềm hàng tháng nếu chạy trên Google Sheet; chỉ có Zalo OA theo gói.

Gửi DIGINIX số phòng và cách bạn đang thu tiền, nhận lại phác thảo hệ thống trong buổi khảo sát miễn phí. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Tự động hóa quy trình.