Cách xem và xử lý yêu cầu tư vấn khách gửi từ website
Mỗi khi khách điền form "Đăng ký tư vấn" trên website, thông tin được lưu ngay vào khu quản trị, kèm trang khách đang xem lúc gửi. Email báo tin chỉ là phần thêm; mất email cũng không mất khách. Bài này chỉ cách xem và xử lý để không ai bị bỏ quên.
Bước 1: Mở danh sách yêu cầu
- Vào
tên-miền-của-bạn/adminvà đăng nhập. - Ở cột bên trái, chọn Yêu cầu tư vấn.
- Danh sách xếp mới nhất lên đầu, có cột Trạng thái để biết yêu cầu nào chưa ai đụng tới.
Mẹo: bấm vào tiêu đề cột Trạng thái để gom các yêu cầu Mới lên trên.
Bước 2: Xem chi tiết và gọi lại
Bấm vào tên khách để mở. Bạn thấy:
- Họ tên, số điện thoại, email, tên doanh nghiệp (nếu khách điền).
- Nhu cầu: khách tự mô tả. Đọc kỹ trước khi gọi để vào thẳng vấn đề.
- Trang gửi: khách gửi từ trang nào (ví dụ trang dịch vụ chatbot). Biết khách đang quan tâm gì.
- Giờ gửi: gọi lại trong vòng 1 giờ làm việc là tốt nhất; để qua ngày, khách thường đã hỏi chỗ khác.
Trên điện thoại, bấm thẳng vào số để gọi.
Bước 3: Cập nhật trạng thái và ghi chú
Sau mỗi lần liên hệ, đổi Trạng thái:
- Mới: chưa ai gọi.
- Đã liên hệ: đã gọi hoặc nhắn, chờ khách phản hồi.
- Đang tư vấn: đã trao đổi, đang báo giá hoặc hẹn gặp.
- Chốt được: khách đồng ý làm.
- Không phù hợp: sai nhu cầu, spam, hoặc khách không có nhu cầu nữa.
Ô Ghi chú nội bộ dùng để ghi đã nói gì, hẹn gọi lại khi nào. Người khác trong đội mở lên là biết, không phải hỏi lại.
Bấm Save sau khi đổi.
Bước 4: Nhận thông báo khi có yêu cầu mới
Nếu website đã nối email, mỗi yêu cầu mới sẽ có một thư báo. Muốn nhận thêm qua Zalo, nhắn DIGINIX bật kết nối; việc này làm một lần.
Lưu ý về thông tin khách
- Đây là dữ liệu cá nhân của khách. Chỉ người trong đội mới có tài khoản vào xem.
- Không chụp màn hình danh sách đăng lên mạng xã hội.
- Khách yêu cầu xóa thông tin, mở yêu cầu đó và bấm Delete.
Muốn thống kê mỗi tháng bao nhiêu yêu cầu, từ trang nào, chốt được bao nhiêu, DIGINIX có thể nối danh sách này sang Google Sheet hoặc dashboard. Xem thêm giải pháp mẫu về dashboard báo cáo tự động.