Chi phí chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: những khoản cần dự trù

Hỏi "chuyển đổi số tốn bao nhiêu" giống hỏi "xây nhà tốn bao nhiêu": phụ thuộc bạn xây gì. Nhưng có một điểm chung: tiền mua phần mềm thường chỉ là một phần, và phần hay làm doanh nghiệp vỡ kế hoạch là những khoản không ghi trong báo giá. Bài này liệt kê các khoản cần dự trù, chia thành chi phí một lần, chi phí định kỳ và chi phí ẩn, rồi cách lập ngân sách theo giai đoạn để không bị bất ngờ.

Chi phí một lần

• Khảo sát và thiết kế quy trình: thời gian của người tư vấn và của chính bạn. Nhiều báo giá bỏ qua khoản này, rồi dựng sai vì không hiểu quy trình.
• Phần mềm hoặc phát triển: tiền mua giấy phép, hoặc tiền làm riêng theo giai đoạn.
• Tích hợp: nối phần mềm mới với thứ đang có như kế toán, Zalo OA, website, ngân hàng. Khoản này hay bị đánh giá thấp.
• Chuyển và dọn dữ liệu: danh sách khách, sản phẩm, công nợ từ Excel, sổ sách vào hệ thống mới.
• Đào tạo và tài liệu: buổi hướng dẫn theo vai trò, tài liệu có ảnh màn hình.
• Thiết bị: máy tính bảng cho quầy, điện thoại cho tài xế, máy in vận đơn nếu cần.

Chi phí định kỳ

• Phí thuê phần mềm theo tháng hoặc năm, tính theo số người dùng hoặc số bản ghi.
• Hạ tầng: tên miền, hosting, máy chủ cho hệ thống tự cài.
• Phí dịch vụ theo lượng dùng: tin Zalo OA, mô hình AI cho chatbot, cổng thanh toán, email.
• Bảo trì và hỗ trợ: gói hỗ trợ sau bảo hành, cập nhật khi nền tảng bên thứ ba đổi.
• Thời gian của người đầu mối nội bộ: nửa ngày mỗi tuần để theo dõi và trả lời câu hỏi.

Chi phí ẩn hay bị quên

Năng suất giảm trong vài tuần đầu khi nhân viên học cách mới. Chi phí chạy song song hai hệ thống. Chi phí sửa lại khi phát hiện quy trình thực tế khác mô tả. Và khoản lớn nhất: tiền đã trả cho phần mềm không ai dùng, nguyên nhân ở bài vì sao dự án phần mềm thất bại.

Cách lập ngân sách theo giai đoạn

Đừng lập một ngân sách cho "chuyển đổi số". Lập ngân sách cho giai đoạn một: một bài toán cụ thể, 3 đến 6 tuần, có con số đo kết quả. Giai đoạn một thành công thì mới duyệt ngân sách giai đoạn hai. Mỗi giai đoạn có ba dòng: chi phí một lần, chi phí định kỳ sau khi chạy, và dự phòng 15 đến 20% cho việc phát sinh.

Với doanh nghiệp nhỏ, giai đoạn một thường bắt đầu từ công cụ rẻ hoặc miễn phí: Google Sheet, Zalo OA, công cụ tự động hóa tự cài. Chi phí chính là công dựng và thời gian của bạn, không phải giấy phép phần mềm. Lộ trình cụ thể ở bài chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ: 90 ngày.

Giảm chi phí mà không giảm kết quả

• Giữ phần mềm có sẵn cho việc chung, chỉ làm riêng phần khác biệt.
• Dùng nền tảng miễn phí ở giai đoạn đầu, nâng cấp khi dữ liệu lớn.
• Yêu cầu bản chạy thử sớm để phát hiện sai khi còn rẻ.
• Mã nguồn và dữ liệu thuộc về bạn để không phải trả tiền chuộc khi đổi nhà cung cấp.
• Đào tạo đúng vai trò, không đào tạo cả công ty mọi thứ.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp 10 người nên dự trù bao nhiêu?

Giai đoạn một với một bài toán cụ thể trên nền tảng rẻ thường nằm trong tầm vài tuần công làm và gần như không có phí hàng tháng. DIGINIX báo con số cụ thể sau buổi khảo sát miễn phí, theo đúng phạm vi.

Có nên mua gói phần mềm "tất cả trong một"?

Chỉ khi bạn đã biết rõ quy trình và sẽ dùng phần lớn tính năng. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ dùng được một phần ba và trả tiền cho hai phần ba còn lại.

Chi phí nào không nên cắt?

Khảo sát quy trình, đào tạo, và chạy song song. Cắt ba khoản này là cách nhanh nhất để mất toàn bộ phần còn lại.

Có hỗ trợ từ nhà nước không?

Có các chương trình hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ theo từng thời kỳ và địa phương; điều kiện thay đổi, nên hỏi sở, hiệp hội tại nơi bạn đăng ký kinh doanh.

Mô tả việc bạn muốn làm, DIGINIX lập bảng chi phí ba dòng cho giai đoạn một trong buổi khảo sát miễn phí. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Tư vấn và triển khai chuyển đổi số.