Vì sao dự án phần mềm trong doanh nghiệp thất bại và cách tránh

Mua phần mềm xong nhân viên không dùng, sau ba tháng mọi người quay lại Excel và nhóm Zalo, tiền đã trả không lấy lại được. Chuyện này quen thuộc tới mức nhiều chủ doanh nghiệp kết luận "công ty mình chưa hợp với phần mềm". Thực ra dự án hỏng vì vài nguyên nhân lặp đi lặp lại, và phần lớn có thể tránh ngay từ lúc lên kế hoạch. Bài này nêu năm nguyên nhân phổ biến, dấu hiệu dự án sắp trượt, và cách phòng trước, trong và sau triển khai.

5 nguyên nhân phổ biến

1. Chọn phần mềm trước, hiểu quy trình sau. Mua theo bản demo đẹp rồi mới phát hiện quy trình thật của mình đi đường khác. Phần mềm bắt nhân viên làm vòng, nhân viên bỏ.
2. Làm quá nhiều cùng lúc. Triển khai kế toán, kho, bán hàng, nhân sự trong một đợt; mọi người quá tải, không việc nào chạy hẳn.
3. Không ai trong công ty làm chủ dự án. Giao hết cho bên cung cấp, không có người nội bộ quyết định và chịu trách nhiệm; mọi câu hỏi đều chờ sếp.
4. Dữ liệu đầu vào không được dọn. Danh sách khách trùng, mã sản phẩm mỗi nơi một kiểu, nhập vào phần mềm mới thành rác và không ai tin số.
5. Bỏ qua đào tạo và giai đoạn chạy song song. Bật phần mềm mới và tắt cách cũ cùng ngày; sai ở đâu không có đường lùi, nhân viên mất niềm tin ngay tuần đầu.

Dấu hiệu dự án sắp trượt

• Họp dự án chỉ có bên cung cấp nói, phía doanh nghiệp không có câu hỏi.
• Hai tuần không có bản chạy thử nào để bấm.
• Nhân viên nói "để làm xong việc đã rồi nhập vào phần mềm sau".
• Danh sách tính năng dài thêm mỗi tuần, ngày bàn giao lùi mỗi tuần.
• Không ai trả lời được "làm xong thì đo kết quả bằng con số nào".

Cách phòng tránh

Trước khi ký: vẽ quy trình hiện tại trên một trang, chọn một bài toán đủ đau làm trước, viết tiêu chí thành công bằng con số, chỉ định một người nội bộ làm đầu mối có quyền quyết. Hỏi rõ mã nguồn và dữ liệu thuộc về ai, xem bài làm phần mềm quản lý theo yêu cầu.

Trong triển khai: yêu cầu bản chạy thử trong hai tuần đầu với dữ liệu thật; dọn dữ liệu trước khi nhập; chạy song song cách cũ ít nhất hai tuần; đào tạo theo vai trò, mỗi người chỉ học phần mình dùng.

Sau bàn giao: có hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt với ảnh màn hình; quy định ngày dừng hẳn cách cũ; người đầu mối xem báo cáo sử dụng hai tuần một lần, ai không dùng thì hỏi vì sao thay vì ép.

Chọn bài toán đầu tiên

Bài toán đầu nên nhỏ, đau, đo được, và nhiều người thấy lợi ngay: nhắc việc tự động, phê duyệt qua Zalo, báo cáo sáng, chatbot trả lời câu lặp lại. Thành công nhỏ ở tuần thứ ba tạo đà cho dự án lớn hơn, lộ trình cụ thể ở bài chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ: 90 ngày.

Câu hỏi thường gặp

Dự án đã trượt, cứu được không?

Thường được, bằng cách thu phạm vi lại còn một việc, chạy cho xong việc đó, rồi mới bàn tiếp. Bỏ hẳn thường tốn hơn.

Nhân viên phản đối phần mềm mới thì sao?

Hỏi họ kẹt ở đâu; phần lớn phản đối vì phần mềm chậm hơn cách cũ ở một bước cụ thể. Sửa bước đó thay vì ép.

Thuê ngoài hay tự làm?

Thuê ngoài phần kỹ thuật, nhưng người làm chủ dự án phải là người trong công ty. Không có người đó thì đừng bắt đầu.

Bao lâu thì biết dự án thành công?

Sau giai đoạn đầu 3 đến 6 tuần, với tiêu chí thành công đã viết trước. Không có tiêu chí thì không bao giờ biết.

Kể cho DIGINIX nghe dự án đang kẹt hoặc sắp bắt đầu, nhận lại nhận xét thẳng và đề xuất bài toán đầu tiên trong buổi khảo sát miễn phí. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Tư vấn và triển khai chuyển đổi số.