Quy trình phê duyệt và nhắc việc tự động trên Google Workspace

Văn phòng kế toán, công ty tư vấn, phòng khám, trung tâm đào tạo có hàng chục đề xuất mỗi tuần: tạm ứng, chi phí, xin nghỉ, duyệt hồ sơ khách, duyệt hợp đồng. Tất cả đi qua email và nhóm chat; người duyệt quên, người gửi không dám hỏi, cuối tháng kế toán ngồi lục lại mất cả buổi. Bài này mô tả cách thay toàn bộ luồng đó bằng Google Workspace và Zalo, không cần mua phần mềm mới, và bạn cần chuẩn bị gì. Số liệu trong hình là giả định.

Bài toán

Hãy thử đếm một tuần ở văn phòng của bạn: bao nhiêu lần ai đó nhắn "anh duyệt giúp em cái này", bao nhiêu lần phải nhắc lại, bao nhiêu đề xuất bị kẹt vì người duyệt đi công tác. Mỗi lần kẹt là một việc dừng lại: hóa đơn không được chi, hồ sơ khách không được nộp, nhân viên không biết mình được nghỉ hay chưa.

• Đề xuất nằm lẫn trong email và chat, không có trạng thái, không có hạn xử lý.
• Không có dấu vết ai duyệt cái gì lúc nào; cần kiểm tra lại là lục email từng người.
• Người duyệt phải mở máy tính, tìm file, trả lời; việc nhỏ cũng mất năm phút nên hay để dồn.
• Cuối tháng tổng hợp bằng tay, con số chi thực tế và con số duyệt không khớp nhau.

Giải pháp gồm những gì

• Một Google Form cho mỗi loại đề xuất, chỉ hỏi đúng những ô cần: số tiền, lý do, ngày cần, chứng từ đính kèm. Mở trên điện thoại, điền trong một phút.
• Bảng theo dõi trên Google Sheet tự ghi mọi đề xuất kèm mã số, trạng thái, người duyệt, thời điểm từng bước. Lọc theo tháng là ra báo cáo.
• Thẻ duyệt trên Zalo: người duyệt nhận tin kèm nội dung tóm tắt và hai nút Duyệt, Từ chối. Bấm là xong, có thể ghi lý do. Không cần mở máy tính.
• Luật định tuyến: đề xuất dưới một mức tiền thì trưởng phòng duyệt, trên mức đó thêm giám đốc; người duyệt vắng thì tự chuyển người thay.
• Nhắc tự động: quá 24 giờ chưa xử lý thì nhắc lại; sáng thứ Hai gửi bảng tổng hợp cho quản lý: bao nhiêu đang chờ, ai giữ lâu nhất.
• Lưu chứng từ: file đính kèm được đặt tên theo mã đề xuất và xếp vào Drive theo tháng, kế toán không phải xin lại.

Cách hoạt động từng bước

1. Nhân viên mở form trên điện thoại, điền đề xuất, chụp ảnh hóa đơn đính kèm nếu có.
2. Hệ thống ghi vào Sheet, cấp mã số, xác định người duyệt theo loại và mức tiền, gửi thẻ Zalo.
3. Người duyệt bấm Duyệt hoặc Từ chối ngay trên Zalo. Kết quả ghi vào Sheet cùng giờ và tên; người gửi nhận thông báo kèm lý do nếu bị từ chối.
4. Đề xuất cần hai cấp thì tự chuyển sang cấp tiếp theo sau khi cấp một duyệt.
5. Kế toán lọc theo trạng thái "đã duyệt, chưa chi" để chi và đánh dấu đã chi. Cuối tháng lọc theo tháng, xuất file.

Lộ trình triển khai

Tuần đầu DIGINIX ngồi với bạn vẽ lại quy trình đang chạy: có những loại đề xuất nào, ai duyệt, mức tiền nào cần thêm cấp, trường hợp ngoại lệ ra sao. Việc này quan trọng hơn phần kỹ thuật, vì tự động hóa một quy trình rối chỉ cho ra một quy trình rối chạy nhanh hơn. Tuần thứ hai dựng form, Sheet, luồng Zalo và chạy thử với vài đề xuất thật. Sau đó bật cho cả văn phòng, DIGINIX theo dõi hai tuần đầu để chỉnh.

Cần chuẩn bị gì từ phía bạn

• Danh sách loại đề xuất đang có, ai duyệt cái gì, mức tiền nào cần thêm cấp duyệt.
• Tài khoản Google Workspace hoặc Gmail dùng chung cho văn phòng.
• Zalo OA đã xác thực để gửi thẻ duyệt; chưa có thì tạm dùng email và nhóm Zalo thường trong lúc chờ.
• Một người làm đầu mối trả lời câu hỏi về quy trình trong tuần đầu.

Thời gian và chi phí

Luồng đầu tiên thường 1 đến 2 tuần, gồm cả phần vẽ lại quy trình. Thêm một loại đề xuất mới sau đó chỉ mất vài giờ. Chi phí báo sau khảo sát. Không có phí phần mềm hàng tháng ngoài những gì bạn đang trả cho Google và Zalo OA.

Lỗi thường gặp khi tự làm

• Tự động hóa quy trình chưa rõ. Nếu hôm nay hai người cùng không biết ai duyệt một khoản, máy cũng không biết. Chốt luật trước, dựng sau.
• Form hỏi quá nhiều ô. Nhân viên ngại điền thì quay lại nhắn chat. Form tốt điền trong một phút.
• Không có đường cho ngoại lệ. Việc gấp, việc ngoài quy trình vẫn phải có cách xử lý và ghi lại, nếu không mọi người sẽ đi đường vòng.
• Bỏ quên bước thông báo kết quả. Người gửi không biết đã được duyệt thì vẫn đi hỏi, và hệ thống thành vô nghĩa với họ.

Mở rộng về sau

Cùng cách làm áp dụng cho duyệt hợp đồng, duyệt nội dung đăng, xin cấp tài sản, đăng ký xe công tác. Khi dữ liệu đã nằm trong Sheet, dựng thêm dashboard báo cáo tự động là bước ngắn. Doanh nghiệp sản xuất có thể nối luồng này với trang tra cứu đơn hàng, xem mẫu website song ngữ và hồ sơ năng lực số. Dịch vụ liên quan: Tự động hóa quy trình.

Câu hỏi thường gặp

Có phải bỏ email không?

Không. Email vẫn là nơi nhận thông báo nếu bạn muốn. Chỉ khác là quyết định được ghi vào một chỗ thay vì nằm trong hộp thư của từng người.

Người duyệt không rành công nghệ thì sao?

Việc duy nhất họ làm là bấm một nút trên Zalo. Không cần cài gì, không cần học gì.

Quy trình thay đổi sau này ai sửa?

Thêm loại đề xuất hay đổi người duyệt là sửa vài ô trong Sheet cấu hình, DIGINIX hướng dẫn khi bàn giao. Thay đổi lớn hơn thì DIGINIX hỗ trợ.

Dữ liệu tài chính để trên Google có an toàn không?

Sheet nằm trong tài khoản Google của doanh nghiệp bạn, phân quyền từng người, có lịch sử sửa đổi. Muốn chặt hơn, DIGINIX cấu hình chỉ kế toán và quản lý mở được bảng, nhân viên chỉ thấy đề xuất của mình.

Mô tả quy trình đang chạy ở văn phòng bạn, DIGINIX vẽ lại luồng tự động và báo thời gian làm. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo.