10 chỉ số KPI chủ doanh nghiệp nhỏ nên xem mỗi tuần

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường biết doanh thu tháng và tiền trong tài khoản, còn lại là cảm giác. Cảm giác hay sai ở đúng chỗ quan trọng: công nợ đang phình, khách cũ đang bỏ đi, một sản phẩm đang lỗ. Mười chỉ số dưới đây đủ để nắm sức khỏe kinh doanh trong 10 phút mỗi tuần, chia bốn nhóm: dòng tiền, khách hàng, bán hàng, vận hành. Cuối bài là cách theo dõi mà không phải ngồi ghép Excel.

Nhóm dòng tiền

1. Tiền mặt khả dụng và số ngày trụ được: tiền trong tài khoản chia cho chi phí trung bình mỗi ngày. Dưới 30 ngày là đèn đỏ.
2. Công nợ phải thu quá hạn: tổng và số khách. Tăng hai tuần liên tiếp là phải gọi ngay, không đợi cuối tháng.
3. Lợi nhuận gộp theo nhóm sản phẩm: doanh thu trừ giá vốn. Nhiều doanh nghiệp bán chạy nhất lại là nhóm lỗ.

Nhóm khách hàng

4. Khách mới trong tuần và nguồn: bao nhiêu từ Google, giới thiệu, quảng cáo, Zalo. Biết nguồn mới biết nên đầu tư đâu.
5. Tỉ lệ khách quay lại: với dịch vụ, spa, quán ăn, đây là con số quan trọng hơn khách mới.
6. Thời gian phản hồi khách: từ lúc khách nhắn tới lúc được trả lời. Quá một giờ trong giờ làm việc là mất khách.

Nhóm bán hàng

7. Số báo giá gửi đi và tỉ lệ chốt: tỉ lệ chốt giảm là dấu hiệu giá, đối thủ hoặc cách tư vấn có vấn đề.
8. Giá trị đơn trung bình: tăng nhờ bán kèm, gói, dịch vụ thêm; theo dõi để biết thay đổi có tác dụng không.

Nhóm vận hành

9. Đơn hoặc việc trễ hạn: số đơn giao trễ, số việc quá hạn. Trễ tăng là báo hiệu quá tải hoặc quy trình hỏng.
10. Chi phí trên mỗi đơn hoặc mỗi khách: tổng chi phí vận hành chia số đơn. Tăng là có chỗ rò rỉ.

Theo dõi thế nào cho đỡ tốn công

Mười con số này nằm sẵn trong phần mềm bán hàng, kế toán, bảng đơn, bảng lead, chỉ chưa ai gom lại. Cách rẻ nhất: thống nhất cách tính từng chỉ số một lần, gom dữ liệu về một Google Sheet theo lịch, dựng một màn hình cho chủ doanh nghiệp, và gửi tóm tắt qua Zalo mỗi sáng thứ Hai. Cách làm chi tiết ở mẫu dashboard KPI và báo cáo tự động và bài dashboard từ Google Sheet cho chủ doanh nghiệp.

Đừng theo dõi cả mười ngay. Chọn năm con số đau nhất với bạn hôm nay, xem đều bốn tuần, rồi thêm. Chỉ số không dẫn tới hành động nào thì bỏ.

Lỗi thường gặp

• Chỉ nhìn doanh thu, không nhìn lợi nhuận gộp và tiền mặt.
• Mỗi phòng tính một kiểu, cùng một chỉ số ra hai con số.
• Xem báo cáo tháng, quá muộn để sửa.
• Dashboard 30 biểu đồ, không ai mở lần thứ hai.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp 5 người có cần KPI không?

Cần ba con số: tiền mặt trụ được bao nhiêu ngày, công nợ quá hạn, khách mới theo nguồn. Ba con số này tránh được phần lớn tai nạn.

Lấy số liệu từ đâu khi chưa có phần mềm?

Từ sổ bán hàng, sao kê ngân hàng và bảng đơn trên Google Sheet. Quan trọng là ghi đều và cùng một cách.

KPI cho nhân viên có giống KPI cho chủ không?

Không. Nhân viên cần chỉ số trong tầm kiểm soát của họ: số cuộc gọi, số báo giá, thời gian phản hồi. Chủ cần chỉ số kết quả.

Bao lâu nên xem lại bộ chỉ số?

Mỗi quý. Doanh nghiệp đổi giai đoạn thì con số quan trọng cũng đổi.

Gửi DIGINIX các file bạn đang có, nhận lại đề xuất năm chỉ số nên xem trước và cách gom tự động trong buổi khảo sát miễn phí. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Dashboard dữ liệu và báo cáo.