Quản lý đơn hàng và công nợ cho đại lý vật liệu xây dựng ở Bà Rịa, Phú Mỹ: bỏ sổ tay, hết thất thoát

Đại lý sắt thép, xi măng, gạch, cát đá ở Bà Rịa, Phú Mỹ, Long Điền, Châu Đức bán cho hàng trăm thầu và chủ nhà, phần lớn gối đầu công nợ. Sổ nợ là cuốn tập ở quầy, mỗi người một chữ viết, cuối tháng đối chiếu bằng điện thoại và trí nhớ. Khi công trình dừng, khoản nợ vài trăm triệu có thể không đòi được chỉ vì không có bằng chứng giao hàng rõ ràng. Bài này nói cách quản lý đơn hàng và công nợ cho đại lý vật liệu xây dựng: theo dõi theo khách, hạn mức và cảnh báo, nhắc nợ tự động, bỏ sổ tay mà không làm chậm quầy.

Rủi ro của sổ nợ giấy

• Giao hàng không có ký nhận, khách chối số lượng.
• Hai người ghi sổ, một người quên, cộng dồn sai.
• Không biết tổng nợ của một khách ở thời điểm bán thêm, bán cho người đã nợ quá sâu.
• Nhắc nợ bằng điện thoại, ngại, để lâu, khó đòi.
• Chủ đi vắng, không biết hôm nay bán bao nhiêu, thu bao nhiêu.

Theo dõi công nợ theo khách

Mỗi khách một thẻ: hạn mức nợ, tổng nợ hiện tại, ngày nợ lâu nhất, lịch sử đơn và thanh toán. Mỗi đơn giao có phiếu giao hàng tạo từ điện thoại, tài xế chụp ảnh hàng xuống và chữ ký hoặc ảnh người nhận; phiếu gửi Zalo cho khách ngay lúc giao. Khi tranh cãi, ảnh và phiếu là bằng chứng. Thanh toán ghi nhận theo khách, có thể trả một phần, hệ thống tự trừ vào đơn cũ nhất.

Hạn mức và cảnh báo

Mỗi khách có hạn mức nợ và số ngày nợ tối đa, đặt theo lịch sử trả tiền. Khi nhân viên quầy lên đơn mới cho khách đã chạm hạn mức, hệ thống cảnh báo, chủ duyệt bằng một nút trên Zalo nếu vẫn muốn bán. Khách có nợ quá 45 ngày tự chuyển sang nhóm theo dõi, không cho giao thêm nếu chưa thanh toán một phần.

Nhắc nợ tự động

Đến hạn, hệ thống gửi Zalo cho khách bảng kê nợ: các đơn, ngày giao, số tiền, kèm mã QR chuyển khoản với nội dung là mã khách. Quá hạn 7 ngày gửi lần hai; quá 15 ngày báo chủ gọi trực tiếp. Tiền về, đối soát theo nội dung chuyển khoản, trạng thái cập nhật, khách nhận xác nhận. Khách quen thấy bảng kê rõ ràng thường trả đúng hạn hơn vì không còn chuyện "để tôi xem lại".

Báo cáo chủ đại lý cần

Mỗi sáng: doanh thu hôm qua, tiền thu, tổng nợ, nợ quá hạn theo khách, tồn kho mặt hàng chính. Mỗi tuần: khách nợ tăng nhanh, mặt hàng bán chậm, chi phí vận chuyển. Báo cáo tự gửi Zalo, cách dựng ở mẫu dashboard KPI và báo cáo tự động.

Không làm chậm quầy

Nhân viên quầy lên đơn trên máy tính bảng hoặc điện thoại với danh sách khách và mặt hàng quen; mất bằng viết tay. Phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng có sẵn làm tốt phần này; phần dựng thêm là phiếu giao có ảnh, hạn mức, nhắc nợ và báo cáo. Cách chọn giữ gì, thêm gì ở bài làm phần mềm quản lý theo yêu cầu.

Lỗi thường gặp

• Không có phiếu giao có ảnh, mất bằng chứng.
• Hạn mức đặt rồi không ai xem, vẫn bán cho khách nợ sâu.
• Thanh toán tiền mặt không ghi ngay, cuối ngày quên.
• Nhắc nợ không có bảng kê, khách hỏi lại từng đơn.

Câu hỏi thường gặp

Đại lý nhỏ, vài chục khách nợ có cần không?

Cần nhất là phiếu giao có ảnh và bảng nợ theo khách. Hai thứ này làm trong một tuần trên Google Sheet và Zalo, chi phí thấp, đã tránh được phần lớn thất thoát.

Khách là thầu xây dựng, không thích bị nhắc tự động?

Bảng kê rõ ràng gửi Zalo lịch sự hơn gọi điện, và họ dùng chính bảng đó để đối chiếu với chủ nhà. Phần gọi trực tiếp vẫn do chủ làm với khách lớn.

Đang dùng phần mềm bán hàng thì sao?

Giữ nguyên phần lên đơn, nối dữ liệu ra bảng công nợ và báo cáo, thêm phiếu giao và nhắc nợ quanh nó.

Mất bao lâu, chi phí?

Thường 2 đến 3 tuần. Chi phí báo sau khảo sát; không có phí phần mềm hàng tháng nếu chạy trên Google Sheet, chỉ có Zalo OA theo gói.

Gửi DIGINIX cách bạn đang ghi nợ và số khách gối đầu, nhận lại phác thảo hệ thống trong buổi khảo sát miễn phí, gặp trực tiếp tại Bà Rịa, Phú Mỹ. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Dashboard dữ liệu và báo cáo, Tự động hóa quy trình.