Quản lý đội xe vận tải ở Phú Mỹ, Bà Rịa: theo dõi chuyến, nhiên liệu, bảo dưỡng trên một bảng

Nhà xe, doanh nghiệp vận tải hàng hóa và hành khách ở Phú Mỹ, Bà Rịa, Vũng Tàu, chạy tuyến cảng Cái Mép, tuyến TP.HCM, tuyến du lịch, thường theo dõi chuyến bằng sổ, nhiên liệu bằng phiếu giấy, bảo dưỡng bằng trí nhớ. Chi phí rò rỉ mỗi tháng không lớn ở một chỗ, nhưng cộng mười chỗ lại là một khoản đáng kể. Bài này nói cách đưa chuyến, nhiên liệu, bảo dưỡng, lương tài xế về một bảng, ghi từ điện thoại tài xế, và chủ xe nhìn một màn hình là biết xe nào lời, xe nào đang ăn tiền.

Chi phí rò rỉ ở đâu

• Nhiên liệu: đổ nhiều hơn chuyến cần, không ai so sánh lít trên km giữa các xe.
• Phí cầu đường, bốc xếp, ăn uống tài xế: phiếu mất, kê khai theo trí nhớ.
• Bảo dưỡng trễ, hỏng dọc đường, chi phí sửa gấp cao gấp đôi.
• Chuyến rỗng chiều về vì không biết xe nào ở đâu để ghép hàng.
• Lương tài xế tính tay cuối tháng, tranh cãi số chuyến.

Ghi chuyến từ điện thoại tài xế

Tài xế mở form trên điện thoại khi bắt đầu chuyến: xe, tuyến, khách, số km đồng hồ. Dọc đường chụp phiếu xăng, phiếu cầu đường, phiếu cân; form tự lưu giờ và vị trí. Kết thúc chuyến nhập km về. Mỗi chuyến thành một dòng với đầy đủ chi phí, không cần kế toán nhập lại. Form chỉ hỏi ba đến bốn ô mỗi lần; hỏi nhiều tài xế bỏ.

Nhiên liệu và bảo dưỡng

Từ dữ liệu chuyến, hệ thống tính lít trên 100 km của từng xe, từng tài xế. Xe nào cao bất thường so với trung bình đội thì cảnh báo: có thể lốp non, máy yếu, hoặc rò rỉ theo cách khác. Lịch bảo dưỡng theo km đồng hồ thay vì theo tháng: đến mốc là nhắc, kèm lịch sử sửa chữa của xe đó để biết thiết bị nào hỏng hoài, nên thay sớm hay nên bán xe.

Lương và công nợ

Lương tài xế tính từ số chuyến, km, loại hàng theo bảng đơn giá, cộng phụ cấp, trừ tạm ứng; cuối tháng tài xế xem bảng của mình, bớt tranh cãi. Công nợ khách hàng theo chuyến đã giao, nhắc tự động khi quá hạn, đối chiếu với tiền về ngân hàng.

Dashboard cho chủ xe

Một màn hình: doanh thu và chi phí theo xe trong tháng, chuyến lời và chuyến lỗ, xe đang ở đâu và sắp rảnh, bảo dưỡng sắp đến, công nợ quá hạn. Mỗi sáng 7 giờ nhận tóm tắt qua Zalo. Cách dựng chung giống mẫu dashboard KPI và báo cáo tự động; doanh nghiệp kho bãi, container xem thêm bài dashboard quản lý kho bãi khu Cái Mép.

Có cần thiết bị định vị không

Định vị GPS cho biết xe ở đâu và tốc độ, nhưng không cho biết chuyến lời bao nhiêu. Hai thứ bổ sung nhau: dữ liệu định vị có API thì nối vào bảng để tự lấy km và vị trí, tài xế bớt nhập. Chưa có định vị thì form tài xế vẫn đủ để quản lý chi phí.

Lỗi thường gặp

• Form hỏi 15 ô, tài xế nhập cho có hoặc không nhập.
• Không so sánh nhiên liệu giữa các xe, chỉ nhìn tổng.
• Bảo dưỡng theo cảm giác, hỏng mới sửa.
• Chủ xe xem báo cáo mỗi tháng một lần, quá muộn để sửa.

Câu hỏi thường gặp

Nhà xe 5 xe có đáng làm không?

Đáng, vì 5 xe đã có thể lệch nhau vài triệu tiền nhiên liệu mỗi tháng mà chủ không biết. Bắt đầu với form chuyến và bảng nhiên liệu là đủ.

Tài xế lớn tuổi không quen điện thoại?

Form ba ô và chụp ảnh, hướng dẫn một buổi. Tài xế thường thích vì lương minh bạch, không bị trừ oan.

Đang dùng phần mềm vận tải rồi thì sao?

Giữ phần mềm đó cho điều phối, nối dữ liệu ra dashboard và bổ sung phần thiếu như form chi phí tài xế, cảnh báo. Không thay.

Mất bao lâu và chi phí?

Thường 2 đến 4 tuần. Chi phí báo sau khảo sát; chạy trên Google Sheet thì không có phí phần mềm hàng tháng.

Gửi DIGINIX số xe và cách bạn đang ghi chuyến, nhận lại phác thảo bảng quản lý đội xe trong buổi khảo sát miễn phí, gặp trực tiếp tại Phú Mỹ, Bà Rịa, Vũng Tàu. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Dashboard dữ liệu và báo cáo.