Quản lý học viên và nhắc học phí tự động cho trung tâm ngoại ngữ, luyện thi ở Bà Rịa, Vũng Tàu

Trung tâm ngoại ngữ, luyện thi, kỹ năng ở Bà Rịa, Vũng Tàu, Phú Mỹ có vài trăm học viên chia hàng chục lớp, phụ huynh hỏi điểm danh, học phí, lịch nghỉ qua Zalo cá nhân của giáo viên và nhân viên. File Excel học viên mỗi người một bản, học phí thu bằng tay, nhắc đóng bằng cách gọi từng phụ huynh. Bài này nói cách quản lý lớp, điểm danh, học phí và thông báo phụ huynh tự động qua Zalo, giảm việc hành chính để giáo viên dạy và trung tâm giữ học viên.

Những việc tốn thời gian nhất

• Điểm danh trên giấy rồi nhập lại; phụ huynh hỏi con có đi học không, phải lục.
• Học phí theo khóa, theo tháng, có giảm giá, có bảo lưu; tính tay dễ sai.
• Nhắc đóng học phí bằng gọi điện, ngại, để muộn, nợ kéo dài.
• Lịch nghỉ, đổi phòng, thi thử gửi vào nhóm Zalo lớp, phụ huynh không thấy giữa trăm tin.
• Không biết học viên nào sắp hết khóa để mời gia hạn, học viên nào nghỉ nhiều sắp bỏ.

Trước và sau

Điểm danh và báo phụ huynh

Giáo viên điểm danh trên điện thoại trong 30 giây đầu giờ, chọn tên có mặt, vắng, đi trễ. Phụ huynh của học viên vắng nhận tin Zalo ngay, kèm lý do nếu giáo viên ghi. Cuối tuần, phụ huynh nhận tóm tắt số buổi học, nhận xét ngắn của giáo viên. Học viên vắng ba buổi liên tiếp, quản lý nhận cảnh báo để gọi hỏi thăm trước khi phụ huynh quyết định cho nghỉ.

Học phí và nhắc đóng

Mỗi học viên gắn với khóa, gói học phí, ngày bắt đầu; hệ thống tính ngày đến hạn và số tiền, trừ giảm giá, cộng bảo lưu. Đến hạn, phụ huynh nhận tin Zalo có số tiền, nội dung, mã QR chuyển khoản với mã học viên. Tiền về, kế toán xác nhận một nút hoặc hệ thống đọc thông báo ngân hàng; phụ huynh nhận biên nhận điện tử. Quá hạn 7 ngày nhắc lần hai, 14 ngày báo quản lý. Báo cáo thu, nợ theo lớp, theo tháng tự gửi chủ trung tâm.

Thông báo đúng người

Thay nhóm Zalo lớp bằng Zalo OA của trung tâm: thông báo lịch nghỉ, đổi phòng, thi thử gửi đúng phụ huynh của lớp đó, có xác nhận đã đọc, lưu lịch sử. Phụ huynh trả lời là tin vào hộp chung của trung tâm, không vào máy giáo viên. Cách làm chi tiết ở bài Zalo OA cho trường mầm non, trường tư.

Giữ học viên và gia hạn

Học viên sắp hết khóa trong 2 tuần được liệt kê để tư vấn viên gọi mời lớp tiếp theo, kèm ưu đãi gia hạn sớm. Học viên nghỉ hẳn được hỏi lý do bằng một khảo sát ngắn. Tỉ lệ gia hạn theo lớp, theo giáo viên hiện trong báo cáo tháng; đây là con số quyết định trung tâm lớn lên hay giậm chân.

Website và tuyển sinh

Phụ huynh tìm "trung tâm tiếng Anh Bà Rịa", "luyện thi IELTS Vũng Tàu" trên Google. Website có lịch khai giảng, học phí rõ, đăng ký học thử bằng form hai ô, lead vào bảng và tư vấn viên nhận Zalo ngay; cách làm ở mẫu landing page và CRM lead.

Lỗi thường gặp

• Mỗi giáo viên một file học viên, không ai có bản đúng.
• Học phí nhiều kiểu giảm giá không ghi thành quy tắc, tính mỗi lần một khác.
• Thông báo trong nhóm Zalo lớp, không biết ai đã đọc.
• Không theo dõi học viên vắng nhiều, mất học viên mà không biết vì sao.

Câu hỏi thường gặp

Trung tâm 100 học viên có cần không?

Cần nhất là điểm danh báo phụ huynh và nhắc học phí; hai thứ này làm trong hai tuần trên Google Sheet và Zalo OA.

Giáo viên bán thời gian không dùng app được?

Điểm danh là một trang web trên điện thoại, chọn tên và bấm gửi, không cài gì.

Có thay phần mềm quản lý trung tâm đang dùng không?

Không bắt buộc. Nối dữ liệu ra để làm phần Zalo và báo cáo; thay chỉ khi phần mềm cũ không cho lấy dữ liệu.

Chi phí và thời gian?

Thường 2 đến 4 tuần. Chi phí báo sau khảo sát; hàng tháng là Zalo OA theo gói và phí tin.

Gửi DIGINIX số lớp, số học viên và cách đang thu học phí, nhận lại phác thảo hệ thống trong buổi khảo sát miễn phí, gặp trực tiếp tại Bà Rịa, Vũng Tàu. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Tự động hóa quy trình.