Tự động hóa phê duyệt đề xuất: thay chuỗi tin nhắn Zalo bằng quy trình có dấu vết

"Anh duyệt giúp em" trong nhóm Zalo là cách phê duyệt của phần lớn doanh nghiệp dưới 50 người. Nó chạy được cho đến khi có ba đề xuất cùng lúc, người duyệt đi công tác, và ai đó hỏi "cái này ai duyệt hồi nào". Bài này nói cách chuyển phê duyệt đề xuất, thanh toán, nghỉ phép, mua sắm từ tin nhắn rời rạc sang quy trình tự động có nhắc việc, phân quyền và lưu vết, dùng công cụ bạn đang có.

Vấn đề của phê duyệt qua tin nhắn

Tin nhắn không có trạng thái: không biết đề xuất đang chờ, đã duyệt hay bị quên. Không có hạn: không ai bị nhắc. Không có dấu vết: kiểm tra lại phải lục nhóm chat. Không có luật: khoản nào cần hai cấp duyệt phụ thuộc trí nhớ. Kết quả là việc gấp thì duyệt vội, việc thường thì trôi, và kế toán cuối tháng không khớp.

Thiết kế luồng phê duyệt

Trước khi dựng, trả lời bốn câu cho mỗi loại đề xuất: ai được gửi, cần thông tin gì, ai duyệt theo điều kiện nào, sau khi duyệt thì chuyện gì xảy ra. Viết ra một trang giấy. Nếu bốn câu chưa trả lời được thì chưa tự động hóa được; tự động hóa một quy trình mơ hồ chỉ cho ra sự mơ hồ chạy nhanh hơn.

Luồng chuẩn: người gửi điền form, hệ thống cấp mã và xác định người duyệt theo loại và mức, người duyệt nhận thông báo kèm nút Duyệt, Từ chối, kết quả ghi lại với giờ và tên, người gửi và bộ phận thực hiện nhận thông báo. Đề xuất cần hai cấp thì tự chuyển cấp sau khi cấp một duyệt. Người duyệt vắng thì có người thay được chỉ định sẵn.

Nhắc việc và xử lý quá hạn

Mỗi đề xuất có hạn xử lý, ví dụ 24 giờ. Quá hạn, hệ thống nhắc người duyệt; quá hạn lần hai, báo cấp trên hoặc chuyển người thay. Sáng thứ Hai, quản lý nhận bảng tổng hợp: bao nhiêu đang chờ, ai giữ lâu nhất, tuần trước duyệt trung bình mất bao lâu. Con số này thường làm người duyệt tự giác hơn bất kỳ lời nhắc nào.

Công cụ thực hiện

Không cần mua phần mềm quản lý quy trình. Google Form để gửi, Google Sheet để lưu, Zalo OA để duyệt bằng nút, và một công cụ tự động hóa như n8n để nối các phần lại. Doanh nghiệp đã dùng Microsoft 365 thì Forms, Excel và Teams làm tương tự. Chi tiết một luồng hoàn chỉnh ở mẫu phê duyệt và nhắc việc tự động trên Google Workspace; so sánh công cụ nối ở bài n8n, Make hay Zapier.

Mở rộng sau luồng đầu

Luồng đầu nên là loại đề xuất nhiều nhất và đau nhất, thường là chi phí hoặc tạm ứng. Chạy ổn hai tuần rồi thêm nghỉ phép, mua sắm, duyệt hợp đồng, duyệt nội dung. Mỗi loại thêm chỉ mất vài giờ vì dùng chung khung.

Lỗi thường gặp

• Form hỏi quá nhiều, nhân viên quay lại nhắn chat.
• Không có người duyệt thay, người chính vắng là tắc.
• Không thông báo kết quả cho người gửi, họ vẫn đi hỏi.
• Không có đường cho ngoại lệ, việc gấp đi đường vòng và không được ghi.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp 10 người có cần không?

Nếu mỗi tuần có trên 10 đề xuất qua chat thì cần. Luồng đầu làm trong một tuần, chi phí thấp vì dùng công cụ sẵn có.

Người duyệt chỉ cần điện thoại?

Đúng, bấm một nút trên Zalo. Không cài gì, không học gì.

Có lưu được chứng từ không?

File đính kèm được đặt tên theo mã đề xuất và xếp vào Drive theo tháng, kế toán không phải xin lại.

Có thay được bằng phần mềm ERP không?

ERP làm được nhưng tốn nhiều tháng và tiền; luồng trên công cụ sẵn có là bước đầu hợp với doanh nghiệp nhỏ, và dữ liệu chuyển sang ERP sau này nếu cần.

Mô tả các loại đề xuất đang chạy qua chat ở công ty bạn, DIGINIX vẽ lại luồng tự động trong buổi khảo sát miễn phí. Để lại thông tin hoặc nhắn Zalo. Dịch vụ liên quan: Tự động hóa quy trình.