Tự động hóa quy trình doanh nghiệp: bắt đầu từ đâu khi công ty dưới 50 người

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa bằng câu hỏi "nên dùng phần mềm nào?". Đó là câu hỏi đặt sai thứ tự. Câu hỏi đúng là: công việc nào đang ăn mòn thời gian của đội ngũ nhiều nhất, và việc đó có làm theo quy tắc cố định không? Trả lời được câu này thì chọn công cụ chỉ còn là chuyện kỹ thuật.

Bài này dành cho doanh nghiệp dưới 50 người — đủ lớn để bắt đầu thấy các quy trình rối, nhưng chưa đủ lớn để có phòng công nghệ riêng.

Dấu hiệu doanh nghiệp đã cần tự động hóa

Nếu đội ngũ của bạn có ít nhất hai dấu hiệu dưới đây, đã đến lúc nghiêm túc tính chuyện tự động hóa:

• Cùng một dữ liệu phải nhập lại ở hai, ba nơi khác nhau.
• Báo cáo tuần hoặc tháng mất cả buổi để tổng hợp, và vẫn hay sai.
• Phê duyệt đề xuất, thanh toán đi qua tin nhắn, không ai biết đang tắc ở đâu.
• Nhân viên nghỉ một ngày là cả quy trình dừng, vì chỉ người đó biết làm.
• Việc nhắc nhở (hạn hợp đồng, công nợ, lịch hẹn) phụ thuộc vào trí nhớ.

Chọn quy trình đầu tiên: 4 tiêu chí

Sai lầm phổ biến nhất là chọn quy trình phức tạp nhất để làm đầu tiên. Quy trình đầu tiên nên là quy trình dễ thắng, để cả công ty thấy giá trị và tin vào việc tiếp theo. Chấm điểm từng ứng viên theo bốn tiêu chí:

1. Tần suất. Việc làm hằng ngày đáng tự động hóa hơn việc làm mỗi quý.
2. Tính lặp lại. Các bước có giống nhau mỗi lần không? Việc cần phán đoán khó tự động hóa.
3. Dữ liệu đã số hóa chưa. Nếu đầu vào vẫn là giấy tờ viết tay, phải số hóa trước.
4. Hậu quả khi sai. Quy trình đầu tiên không nên là thứ mà một lỗi nhỏ gây thiệt hại lớn, như chuyển khoản.

Những ứng viên thường đạt điểm cao: tổng hợp báo cáo bán hàng, nhắc việc và nhắc hạn, đồng bộ khách hàng từ các kênh nhắn tin vào một danh sách, gửi thông báo khi có đơn mới.

Tính thử thời gian tiết kiệm được

Trước khi bỏ tiền, hãy làm phép tính đơn giản:

• Việc này mất bao nhiêu phút mỗi lần?
• Làm bao nhiêu lần mỗi tháng?
• Bao nhiêu người cùng làm?

Ví dụ: một nhân viên mất 20 phút mỗi ngày để chép đơn hàng từ tin nhắn vào bảng tính, làm 22 ngày mỗi tháng, tức khoảng 7 giờ mỗi tháng cho một người. Nhân lên với số người làm và chi phí mỗi giờ công, bạn có con số trần cho việc đầu tư tự động hóa quy trình đó. Chưa kể phần khó đong đếm hơn: lỗi chép sai và đơn bị bỏ sót.

Phép tính này cũng giúp loại bớt ứng viên: nếu một việc chỉ tốn vài phút mỗi tháng, tự động hóa nó thường không đáng.

Ba mức tự động hóa

Không phải quy trình nào cũng cần tự động hoàn toàn. Có ba mức, và thường nên đi từ thấp lên cao:

Mức 1: Hỗ trợ

Con người vẫn làm, máy chỉ giúp nhắc và chuẩn bị sẵn. Ví dụ: hệ thống tự gửi tin nhắc khi hợp đồng sắp hết hạn, nhưng nhân viên vẫn tự gọi cho khách.

Mức 2: Bán tự động

Máy làm phần lớn, con người duyệt ở các điểm quan trọng. Ví dụ: đơn hàng tự đổ vào bảng tính, nhân viên chỉ kiểm tra và xác nhận.

Mức 3: Tự động hoàn toàn

Máy làm từ đầu đến cuối, con người chỉ xem báo cáo và xử lý ngoại lệ. Chỉ nên áp dụng cho quy trình đã chạy ổn định ở mức 2 một thời gian.

Sai lầm thường gặp

• Tự động hóa một quy trình đang lộn xộn. Máy sẽ làm lộn xộn nhanh hơn. Hãy chuẩn hóa quy trình trên giấy trước.
• Mua phần mềm trước, tìm việc cho nó làm sau. Kết quả là trả phí hằng tháng cho công cụ không ai dùng.
• Không có người phụ trách. Mọi luồng tự động đều có lúc hỏng — một hệ thống bên thứ ba đổi cách hoạt động, một trường dữ liệu bị đổi tên. Cần một người biết nó chạy thế nào.
• Bỏ qua nhân viên. Người trực tiếp làm việc mỗi ngày là người hiểu quy trình rõ nhất, và cũng là người quyết định cuối cùng công cụ có được dùng hay không.

Bước tiếp theo

Hãy liệt kê năm công việc lặp lại tốn thời gian nhất trong tuần qua, chấm điểm theo bốn tiêu chí ở trên, và chọn một việc để bắt đầu. Nếu quy trình đó là báo cáo, bài hướng dẫn làm dashboard báo cáo tự động từ Google Sheet là điểm khởi đầu tốt. Nếu là phê duyệt, xem quy trình phê duyệt tự động.

DIGINIX thiết kế và triển khai tự động hóa quy trình trên chính các công cụ doanh nghiệp đang dùng, bắt đầu từ việc khảo sát quy trình thực tế. Đăng ký tư vấn miễn phí để được chấm điểm giúp danh sách công việc của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có cần tự động hóa không?

Không phải lúc nào cũng cần. Nếu công việc lặp lại chỉ chiếm vài giờ mỗi tháng, chi phí xây dựng và duy trì có thể lớn hơn phần tiết kiệm được. Hãy làm phép tính thời gian ở trên trước khi quyết định.

Có phải thay phần mềm đang dùng không?

Thường là không. Phần lớn tự động hóa cho doanh nghiệp nhỏ là kết nối các công cụ sẵn có như Google Sheet, Zalo, email và phần mềm kế toán, thay vì thay thế chúng.

Nhân viên có bị thay thế không?

Mục tiêu của tự động hóa là lấy lại thời gian đang bị lãng phí vào việc lặp lại, để nhân viên làm những việc cần con người: chăm sóc khách hàng, xử lý tình huống, bán hàng.